Bedrijfsvoering

Toelichting rechtmatigheidsverantwoording

Toelichting financiële rechtmatigheid

Inleiding
Onderstaand is, conform de aanbevelingen van de commissie BBV, aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. Naast een nadere toelichting op de geconstateerde onrechtmatigheden (in de rechtmatigheidsverantwoording) beschrijft het welke actie is of wordt ondernomen om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Aangezien het grensbedrag van € 1,3 mln. aan fouten is overschreden, worden de geconstateerde fouten boven de rapportagegrens van € 50.000 hieronder toegelicht.

Proces
Medio 2023 is het Interne controleplan 2023 opgesteld. Dit plan is tussen medio 2023 en mei 2024 uitgevoerd. De financiële transactiestromen van alle relevante processen zijn gecontroleerd op de drie rechtmatigheidscriteria (begroting, voorwaarden, misbruik & oneigenlijk gebruik). In de processen Personeel (in-, door-, uitstroom), Subsidieverlening en Bedrijfskosten en investeringen zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd. Wel zijn er verbeteringen mogelijk die aan het management worden gerapporteerd. In het proces Inkoop en aanbesteding (voorwaardencriterium) zijn wel onrechtmatigheden geconstateerd met een omvang van € 1,5 miljoen.

Het ligt in de lijn der verwachting (en het is feitelijke het doel geweest van de aanpassing van de regelgeving) dat er dit jaar meer onrechtmatigheden dan voorgaande jaren worden geconstateerd. Omdat het college nu zelf een oordeel velt over de rechtmatigheid en daarvoor zelf het onderzoek en de beoordeling uitvoert is er meer ruimte voor het uitvoeren van aanvullende steekproeven. Ondanks dat er feitelijk niets is veranderd, komen er daardoor meer fouten aan het licht. Omdat de maatregelen worden geïmplementeerd worden de processen voortdurend bijgesteld en verbeterd.

Begrotingscriterium
Op basis van de jaarrekening is de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld. Zie de 'Rechtmatigheidsverantwoording' in de jaarrekening (onderdeel Overzicht op de baten en lasten). Er is sprake van een bedrag van € 5,4 mln. begrotingsonrechtmatigheid, waarvan € 5,2 mln. als 'acceptabel' is beoordeeld. Over specifieke overschrijdingen zijn met de gemeenteraad afspraken gemaakt (bijvoorbeeld in de financiële verordening) zodat ze wel onrechtmatig, maar 'acceptabel' zijn. Van het totaal begrotingsonrechtmatigheden worden de 'acceptabele' fouten afgetrokken. Hierna blijven de niet acceptabele fouten over die in deze paragraaf worden toegelicht.

Er is één 'niet-acceptabel geachte' overschrijding op automatisering geconstateerd. Met de laatste begrotingswijziging 2023 is het budget voor automatisering met € 300.000 verhoogd. Bij het opstellen van de jaarrekening bleek dit niet afdoende en is het budget alsnog met € 151.000 overschreden. Het betreft voornamelijk softwarelicentiekosten die - binnen de licentievoorwaarden - door met name Amerikaanse leveranciers sterk zijn verhoogd. Niet alleen inflatie speelt een rol maar ook de groei van de stad waardoor de gemeente in hogere staffels is terecht gekomen. Er wordt onderzocht of en op welke wijze deze kosten naar beneden zijn te brengen zonder hogere risico's op de informatieveiligheid te accepteren. Vanwege het  naar verwachting onontkoombare karakter is in de kadernota 2025 voorgesteld het budget verder te verhogen.

Voorwaardencriterium
Gedurende de verbijzonderde interne controle (VIC) zijn de volgende onrechtmatigheden geconstateerd:

Subsidievaststellingen
Bij de controle is geconstateerd dat er bij vijf vastgestelde subsidies boven de € 50.000 geen (goedkeurende) controleverklaring in het dossier aanwezig is terwijl dit conform artikel 22 lid 2 sub c van de Algemene Subsidieverordening van de gemeente Maassluis (Asm) vereist is. In enkele gevallen is in plaats van een controleverklaring een samenstelverklaring door de organisaties aangeleverd. Bij de beoordeling van de aangeleverde documenten is deze gezien als een controleverklaring en akkoord bevonden. Omdat aan het ontbreken van een controleverklaring geen financiële consequenties zijn verbonden, is er sprake van een formele fout en geen financiële rechtmatigheidsfout.

Wij gaan het proces subsidieverstrekkingen (voor subsidies hoger dan € 50.000) aanscherpen door het toevoegen van beheersingsmaatregelen. Ook overwegen we de grens van € 50.000 te verhogen waardoor een betere balans tussen de verantwoordingskosten en het subsidiebedrag ontstaat. Dit vraagt besluitvorming door de gemeenteraad. Daarnaast onderzoeken we of er andere vormen zijn waaruit een redelijke onderbouwing van de rechtmatigheid van de besteding van de subsidie te is verkrijgen, anders dan een controleverklaring.

Inkoop en aanbesteding
Op het onderdeel EU-aanbesteding zijn zeven fouten geconstateerd met een totale omvang van € 1.498.649:

1. Vier fouten (€ 817.072) hebben betrekking op de inhuur van personeel. Dit wordt mede veroorzaakt door de krappe arbeidsmarkt. Dit leidt tot een hogere uitstroom en langere wervingstrajecten voor vast personeel. Hierdoor duurt inhuur langer dan vooraf ingeschat. Bovendien is het verwerven (waaronder inhuren) van personeel een intensieve taak. Vaak wordt dan uit efficiëntie gekozen voor het verlengen van de opdracht (geen nieuw offertetraject, niet opnieuw inwerken, etc.). Als gevolg hiervan ontstaat later de situatie dat de initiële onderhandse inhuur feitelijk Europees had moeten zijn aanbesteed.
2. Een fout (€ 137.509) is ontstaan door de verlenging van de afname van software voor de uitvoering van wettelijke taken en dienstverlening aan de stad. De totale meerjarige uitgave aan deze leverancier/ software is inmiddels boven de EU-aanbestedingsdrempel is uitgekomen. Het vervangen van deze software is dermate ingrijpend dat vooralsnog besloten is dit niet te doen. Dit betekent dat deze fout zich in boekjaar 2024 zal herhalen.
3. Twee van de vijf fouten (€ 544.068) hebben betrekking op het inkopen van diensten. Bestaande contracten zijn stilzwijgend verlengd waarmee de totale uitgaven boven de EU-aanbestedingsdrempel is uitgekomen. Inmiddels is een dienst via een EU-aanbestedingsprocedure opnieuw ingekocht en een dienst is inbesteed bij HVC.

Ten aanzien van inhuur van personeel zijn de volgende stappen al gezet:
1. Vanaf het derde kwartaal 2023 is de besluitvorming over voorgenomen personeelsmutaties waaronder inhuur aangescherpt. Doel is fouten maar ook budgetoverschrijdingen te voorkomen door vooraf alle voorwaarden in te vullen. Inmiddels is de opgebouwde ervaring aanleiding om het gehele on- en off-boardingsproces te herontwerpen.
2. Het inhuurproces is secuur in kaart gebracht en als standaard aangemerkt. Op basis hiervan is vanaf april 2024 een inhuurdesk ingericht die de teams ondersteunt. Door de kennis van kunde van dit proces te bundelen en dicht tegen Inkoop te organiseren verwachten wij een betere beheersing van dit proces.
3. Vanaf 2024 worden iedere maand door Inkoop en Interne controle alle lopende inhuurcontracten doorgenomen en indien van toepassing vervolgstappen genomen.

Doorwerking fouten verbonden partijen
De controles bij de verbonden partijen (SOW en de GR Jeugdhulp Rijnmond) zijn bij het uitbrengen van deze rekening nog niet afgerond. Wellicht kunnen hier ook nog fouten worden geconstateerd, die overgenomen moeten worden in de gemeentelijke jaarstukken. Indien dit het geval is, wordt dit voordat de jaarstukken worden vastgesteld bekend gemaakt.

M&O- criterium
Het derde criterium met betrekking tot de rechtmatigheid is misbruik- en oneigenlijk gebruik (M&O). Er zijn geen bevindingen geconstateerd ten aanzien van de door de gemeente zelf uitgevoerde gemeentelijke regelingen. Opgemerkt wordt dat het M&O-beleid voor deze regelingen (nog) niet beschikbaar is. De gemeenschappelijke regelingen Rogplus en SOW, die voor de gemeente een groot deel van de landelijke regelingen uitvoeren, beschikken wel over een M&O-beleid en voeren deze uit. Eventuele bevindingen worden in hun jaarverslag gerapporteerd.