Algemeen
Het doel van het overzicht Overhead is om de overhead bij gemeenten beter inzichtelijk te maken. Daarnaast ontstaat beter inzicht in de directe kosten die de gemeente maakt voor het leveren van haar producten en het halen van haar doelstellingen binnen de beleidsprogramma's. Ook kan door het hanteren van een eenduidige systematiek een betere vergelijking met andere gemeenten worden gemaakt. Het overzicht van het totaal van de gemeentelijke organisatie en de kosten van het primaire proces zijn toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Hiermee wordt de raad inzicht geboden in de omvang en aard van de totale apparaatskosten van de gemeente Maassluis.
Door de inkomsten en uitgaven van overhead in één overzicht op te nemen, wordt het volgende bereikt:
- beter inzicht in de omvang en samenstelling van de overhead,
- betere sturing en verantwoording op de indirecte kosten,
- grotere vergelijkbaarheid met andere gemeenten,
- verbetering van de transparantie van de begroting.
De overheadfunctie is dienstbaar aan de gemeente als geheel. Het is ondenkbaar dat de gemeente zijn taken kan uitvoeren zonder overhead. Tegelijkertijd is het zaak ook de efficiency van de overheadfunctie voortdurend te monitoren en indien nodig aan te passen.
Het begrip overhead
Voor de definitie van Overhead wordt aangesloten bij het BBV. Overhead is het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van het primaire proces. Overhead bestaat uit:
- Leidinggevenden primair proces (projectleiding valt hierbuiten);
- Financiën, toezicht en controle gericht op de (eigen) gemeentelijke organisatie;
- Personeel en organisatie;
- Inkoop (inclusief aanbesteding en contractmanagement);
- Communicatie (interne en externe communicatie, uitgezonderd klantcommunicatie);
- Juridische zaken (uitgezonderd bezwaar en beroep en primaire taken als vergunningverlening);
- Informatievoorziening en automatisering (ICT);
- Facilitaire zaken en huisvesting (inclusief beveiliging);
- Documentaire informatievoorziening (DIV);
- Bestuurszaken en bestuursondersteuning;
- Managementondersteuning primair proces.
Berekening kosten overhead
De kosten en baten van overhead worden centraal begroot en verantwoord en niet verder verdeeld naar de voorgeschreven taakvelden. Op de programma's worden de direct toe te rekenen kosten van de activiteiten begroot en verantwoord. Om de hoogte van de kostendekkende tarieven correct te kunnen berekenen worden de kosten van overhead extra-comptabel aan de directe kosten toegerekend. Deze toerekening moet op een consistente wijze gebeuren. De manier waarop is niet door de wetgever voorgeschreven en kan op verschillende manieren plaatsvinden. In de Financiële verordening 2022 is door de gemeenteraad bepaald hoe dit voor onze gemeente gebeurt. Er is hierbij gekozen voor een methodiek die zoveel mogelijk aansluit bij de kostentoerekening van de voorgaande jaren. De consistentie en inzichtelijkheid bij de toerekening van de overhead is hiermee behouden en de methodiek is administratief goed hanteerbaar en reproduceerbaar.
Het uurtarief van de overhead is bij de begroting 2023 berekend door het totaal van de lasten van de overhead te delen door het totaal aantal productieve uren. Het uurtarief wordt niet op realisatiebasis (lees: bij de jaarrekening) herberekend.
Toerekening overhead aan heffingen en tarieven
Het aandeel overhead in de heffingen en tarieven is extra comptabel berekend. Conform de uitgangspunten van het BBV is op begrotingsbasis een bedrag per uur gehanteerd als algemeen geldende verdeelsleutel voor overhead. In de paragraaf lokale heffingen is de overhead meegenomen bij de berekening van de kostendekkendheid van de tarieven.
De kosten van personeel en goederen en diensten in het primaire proces zijn rechtstreeks doorberekend aan de betreffende activiteiten en programma’s.